Charte de conservation, d’archivage et de suppression des données — Trans4Europe
1. 🎯 Objet de la charte
Cette charte définit les règles de durée de conservation, d’archivage et de suppression des données traitées par Trans4Europe, conformément à nos obligations internes de sécurité, de confidentialité et d’efficacité opérationnelle.
2. 📁 Typologies de données et durées associées
| Type de données | Durée de conservation / archivage | Durée de suppression définitive | Remarques |
|---|---|---|---|
| Statut client (actif / inactif / supprimé) | 3 ans (si inactif) | 10 ans (après suppression) | - |
| Statut de compte (actif / inactif / supprimé) | 3 ans (si inactif) | 10 ans (après suppression) | - |
| E-mails Zimbra | 3 ans | 5 ans | - |
| Fichiers de projet (reçus : instructions, sources, POs, etc. / envoyés : traductions, suivis…) | 3 ans (archivage) | 10 ans (tout ce qui concerne le client) | En cas d'archivage, contacter le IT & Technical Manager pour récupération. |
| Données de demande / devis / commande | 3 ans (archivage) | 10 ans (tout ce qui concerne le client) | - |
| Devis (quotes) | 1 mois après deux relances | - | - |
| Réclamations clients | 3 mois après livraison projet | 10 ans | Si plainte >3 mois, vérifier avec l'équipe commerciale si prise en charge gratuite ou via nouveau bon de commande. |
3. 🔐 Accès et responsabilités
Ces durées s’appliquent sauf exception validée par la direction ou le IT & Technical Manager.
Toute récupération de fichiers archivés doit être validée par le IT & Technical Manager.
Seules les personnes autorisées ont accès aux données archivées ou supprimables selon leur rôle et niveau de confidentialité.
4. 🔄 Révisions et mise à jour
Cette charte est révisée annuellement ou en cas de changement réglementaire ou opérationnel majeur.
📅 Document validé le : [à compléter]
📝 Version : 1.0
👤 Responsable : IT & Technical Manager
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Data Retention, Archiving and Deletion Policy — Trans4Europe
1. 🎯 Purpose of the Policy
This policy defines the rules for retaining, archiving, and deleting data handled by Trans4Europe, in line with our internal obligations for security, confidentiality, and operational efficiency.
2. 📁 Data Types and Associated Retention Periods
| Data Type | Retention / Archiving Period | Permanent Deletion Period | Notes |
|---|---|---|---|
| Client status (active / inactive / deleted) | 3 years (if inactive) | 10 years (after deletion) | - |
| Account status (active / inactive / deleted) | 3 years (if inactive) | 10 years (after deletion) | - |
| Zimbra emails | 3 years | 5 years | - |
| Project files (received: instructions, sources, POs… / sent: translations, follow-ups…) | 3 years (archiving) | 10 years (all client-related data) | If archived, contact the IT & Technical Manager for recovery. |
| Request / Quote / Order data | 3 years (archiving) | 10 years (all client-related data) | - |
| Quotes | 1 month after two follow-ups | - | - |
| Client complaints | 3 months after project delivery | 10 years | If received after 3 months, PM checks with Sales whether it should be handled for free or a new PO is needed. |
3. 🔐 Access and Responsibilities
These durations apply by default unless approved by management or the IT & Technical Manager.
Archived file recovery requests must be validated by the IT & Technical Manager.
Only authorized staff may access archived/deletable data based on their role and confidentiality level.
4. 🔄 Review and Updates
This policy is reviewed annually or in case of major regulatory or operational changes.
📅 Document validated on: [to be completed]
📝 Version: 1.0
👤 Responsible person: IT & Technical Manager